Inleiding
Als Wonen Limburg dienen wij aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te voldoen. Het is dan ook belangrijk om jou als sollicitant informatie te geven over:
- de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
- de manier waarop wij dat doen;
- de verstrekking van gegevens aan derden;
- hoe lang wij jouw gegevens bewaren en;- hoe wij deze gegevens beveiligen.
Daarnaast willen wij je via deze privacyverklaring informeren over jouw rechten. Tot slot willen wij je laten weten bij wie je terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten.
Wij vragen je deze informatie goed door te lezen.
Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor jou betekent dit dat die informatie direct over jou gaat of deze informatie naar jou te herleiden is.
Dit kan bijvoorbeeld over jouw naam, geboortedatum en adres gaan, maar ook jouw personeelsnummer, zakelijke e-mailadres of zakelijke telefoonnummer is een persoonsgegeven.
Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met jouw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Dit is dus een heel ruim begrip.
Handelingen die er in ieder geval onder verwerkingen vallen zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
Gronden waarop wij volgens de wet jouw gegevens mogen verwerken
Wij verwerken jouw gegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd:
- de gegevens zijn nodig voor de vervulling van een taak;
- de gegevens zijn nodig voor het uitvoeren van de indiensttreding;
- de gegevens zijn voor ons nodig om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld aan de identificatieplicht);
- de gegevens zijn nodig omdat wij daar als organisatie een gerechtvaardigd belang bij hebben (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren) of;
- Wij hebben jouw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen.
Verplichting om gegevens te verstrekken
Je bent verplicht ons de gevraagde gegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die gegevens te verwerken om bijvoorbeeld een dienstverband aan te kunnen gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt ook denken aan gegevens die nodig zijn om jou aan te kunnen melden voor een pensioenregeling of collectieve verzekering. Je kunt in die gevallen niet weigeren om de gegevens te verstrekken. Doe je dat wel, dan kan dat betekenen dat wij jou niet in dienst nemen.
De gegevens die wij van jou verwerken
Wij verwerken alleen de volgende gegevens van jou:
- jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, burgerlijke staat en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te communiceren, zoals jouw e-mailadres;
- jouw bankrekeningnummer als er sprake is van een arbeidsvoorwaardengesprek;
- gegevens als bedoeld onder het eerste streepje, van de ouders, voogden of verzorgers van jou als je minderjarig bent;
- gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
- gegevens over de functie waarnaar je solliciteert;
- gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan;
- gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die je hebt gehad en over de beëindiging van die banen;
- andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt of die jou bekend zijn;
- evt. nevenactiviteiten;
- andere gegevens (zoals BSN) die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:
- de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
- de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
- de uitvoering of toepassing van een wet.
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:
- de behandeling van personeelszaken;
- jouw opleiding;
- de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
- de uitvoering van een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde;
- het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van een accountantscontrole;
- de uitvoering of toepassing van een andere wet.
Doorgifte van jouw persoonsgegevens
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in principe alleen voor onszelf (de eigen bedrijfsvoering) in het kader van het sollicitatietraject en (de uitvoering van) het dienstverband. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen.
Het bewaren van jouw persoonsgegevens
Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Wij nemen de wettelijke bewaartermijnen in acht. We bewaren jouw gegevens voor een periode van één jaar. Daarna worden je gegevens uit onze database verwijderd. Heb je er bezwaar tegen dat we jouw gegevens voor een jaar bewaren? Neem dan even contact op met de contactpersoon die in deze privacyverklaring (onderaan) genoemd wordt.
Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).
Het beveiligen van jouw persoonsgegevens
De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij gaan daarbij uit van het normenkader van het BIC (Baseline Informatiebeveiliging Corporaties), waarin eisen zijn opgenomen hoe om te gaan met toegankelijkheid. Medewerkers krijgen slechts toegang tot een set van applicaties indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun functie.
Persoonsgegevens die voor personeels- en salarisadministratiedoeleinden worden vastgelegd, zijn zo alleen toegankelijk voor de personen die vanwege de uitoefening van hun functie toegang moeten hebben. We kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Wij stellen dit ook bij wanneer dit nodig is.
Jouw rechten
Je hebt op grond van AVG het recht om ons ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te vragen om:
- inzage in jouw gegevens, zoals jouw sollicitatie-dossier (met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van onze medewerkers);
- een kopie van de door jouw aangeleverde gegevens;
- informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens (hiertoe dient ook deze privacyverklaring, maar misschien heb je nog vragen die hiermee niet beantwoord worden);
- informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt;
- onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt;
- in bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen (let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer wij bij het (langer) bewaren van jouw gegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig om te voldoen aan een wettelijke plicht of op basis van een andere in de wet genoemde reden);
- in bepaalde gevallen om de gegevens die wij van jou verwerken te laten “beperken”(let wel: wij streven ernaar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie));
- in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens;
- als je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van jouw gegevens (zoals voor het gebruik van jouw foto), die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;
- als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van ons HR-systeem) en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van het dienstverband, en als de gegevens digitaal worden verwerkt: om jouw gegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze gegevens op die manier aan een andere partij over te dragen;
- een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. We stellen het in dit geval wel op prijs als je eerst contact met ons opneemt om te kijken of we jouw klacht kunnen oplossen.
Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je contact opnemen met de contactpersoon die in deze privacyverklaring genoemd wordt. Als wij goede redenen hebben om jouw verzoek te weigeren, zullen wij toelichten waarom dit zo is.
Contactpersoon
Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met Ivo Rulkens, ISO/PO (088-3850409)